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廣東工程職業技術學院

自主開展內控體系建設采購業務全流程信息化

作者:董瑩 發布于:2020-12-09 15:14:41 來源:政府采購信息網
  強化采購人主體責任,應以健全內控建設作保障。《政府采購信息》報社記者日前獲悉,廣東工程職業技術學院高度重視內部控制體系建設工作,尤其是采購業務內控建設工作。在沒有聘請第三方管理咨詢公司的情況下,廣東工程職業技術學院生產實訓中心通過前期調研、專項研討等多種形式,獨立自主推進和完善采購業務內控體系建設工作,通過各部門的通力配合及部門工作人員的積極參與,完善了規章制度、優化了業務流程、調整了崗位設置、明確了崗位職責、統一了審核標準、實現了信息化落地等工作成效。
 
  據了解,廣東工程職業技術學院是廣東省教育廳直屬的一所以工科專業為主,文、經、管、藝術專業協調發展的高職院校。生產實訓中心主要負責承擔該校貨物、工程、服務類項目的采購管理服務工作,負責學校采購業務內控建設工作。其工作內容主要包括建立健全學校采購和招投標各項規章制度、建立健全學校采購和招投標內部控制制度、組織和指導各二級部門編制采購計劃、負責組織實施學校采購工作、審定項目的采購方式、負責學校招標采購網站建設、協調處理采購質疑及投訴等。
 
  不斷優化流程著力提升服務效率
 
  據廣東工程職業技術學院有關負責人介紹,自2017年下半年起,廣東工程職業技術學院正式啟動開展內控體系建設工作。2017 年至2020 年期間,生產實訓中心完善修訂制度三次,配套的業務流程由V1.0 版本升級至V3.0 版本,將業務流程嵌入學校辦公協同管理平臺,目前所有采購業務均可通過網上辦理,實現采購業務全流程信息化管理,大大提高了服務效率和教職工滿意度。
 
  尤其是今年以來,為規范采購項目需求書格式,生產實訓中心發布了《關于規范采購項目需求書格式的通知》,對按照采購項目類別及采購方式所編制的貨物類、服務類、工程類共六份采購項目需求書模板進行了完善和優化,并將模板嵌入到采購審批流程中,方便教職工下載使用。
 
  同時,還結合向學校各二級部門調研后的相關意見和建議,修訂采購工作管理辦法,通過學校辦公協同管理平臺向全校征求意見與建議。2020年10月30日,《廣東工程職業技術學院采購工作管理辦法》(2020 年版)與配套的采購業務流程V3.0 版本同步頒布實施,在原有的制度基礎上進行了優化完善。由于學校的采購運行機制日趨規范,將部門零散采購額度由原來的2萬元提升至5萬元,進一步調動二級部門采購工作的積極性。
 
  全流程信息化采購廣受師生好評
 
  據介紹,該校采購業務內控建設主要有兩方面亮點:一是自主開展內控體系建設。生產實訓中心在沒有第三方公司的幫助下,完全通過自主建設,全員投入到內控建設工作中。通過前期的采購業務內控調研,根據學校統一的模板體系,結合自身崗位職責和業務范圍,制定業務流程圖、流程說明及風險控制矩陣。同時將廉政風險防控嵌入風險控制矩陣,圍繞崗位、業務環節等容易產生問題的薄弱環節,更全面的梳理查找風險點,盡量杜絕廉政風險的發生。在推進內控工作的過程中,全體工作人員很好地掌握了推進和完善內控的方法,逐漸形成了一支專業性強、業務精湛的內控體系建設工作團隊。
 
  二是采購業務全流程信息化。2018年7月信息化建設落地,項目采購審批及采購合同審批實現網上辦理,2019年10月采購文件審批實現網上辦理,真正做到采購業務流程網上辦理全覆蓋,大大提高辦事效率,獲得全校教職工的一致好評。運行期間,生產實訓中心根據日常采購業務實施過程中發現的問題對流程進行不斷地完善和優化,使程序設計更合理,包括在流程中增加中標結果上傳及采購合同上傳的功能、流程中所需上傳附件在相應欄目中加以提示、實現采購管理業務模塊信息導出功能、在流程中嵌入不同類別采購項目所對應的需求書模板等。
 
  據悉,近兩年來,來自全國近十個省份、自治區的十余所本專科學校先后來到該校交流內控體系建設工作。該校通過內控體系建設,促進了各部門工作效率提高和辦事流程優化,信息化建設更加健全,為教職工提供了更為便捷高效的服務,教職工滿意度顯著提升;流程追溯有源,提高了廉政風險防控意識,風險矩陣建設更加健全,提高了學校綜合治理水平。

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